Dış Kaynak esnek iş gücü sağlıyor

Kurumların dış kaynak kullanım talepleri değişik ihtiyaçlardan, beklentilerden oluşmakta, Temel  nedenleri nedir sorusuna cevap olarak,

• Özel becerilere olan ihtiyaç
• Verimlilik
• Esnek iş gücü
• Maliyet düşürme

diyebiliriz.

Dışkaynak kullanımına karar vermeden once, bu konudaki strateji çok iyi belirlenmelidir. Burada öncelikli konu , kaynak kullanımı ilişkisinden ne beklendiğinin netleşmesidir. Buna bağlı olarak da sağlanan avantajlar şekillenecektir.

Kurulacak ilişki modelleri ;

•  Maliyet  kontrolüne odaklı olan Verimlilik (Efficency ) ilişkisi  olabilir. Bu daha çok yüksek hacime odaklı operasyonel işler için uygundur. İşçilik saatinden, lokasyon kullanımından,işlem hacminden tasarruf sağlanabilir. İyi bir örnek call-center uygulamalarıdır. 

• Geliştirme (Enhancement) ilişkisi , BT ya da iş süreçlerinin iyileştirilmesine dayanmaktadır. Daha iyi, daha hızlı, daha akıllı süreçler elde edilebilir. 

• Transformasyon (Transformation) tipi bir ilişki de , iş ya da teknoloji yenilikleri üzerine odaklanmıştır. Kurumun pazardaki rekabet gücünü artıracak, değiştirecek şekilde yeni iş  fırsatları yaratmayı hedefler. İş dünyasını takipte çeviklik sağlar. Bu nasıl olur, bilgi akışı sağlanarak, bilgi yönetimi yapılır. Bu da entegrasyonu getirir. Böylece bu bilgiye zamanında ulaşılarak, farkındalık, bilinirlik artar. Bu da beklenmedik değişikliklere karşı uyum sağlama yeteneğini artırır ve kuruma da beklenen değişikliklere karşı da esnek olabilme özelliğini kazandırır. 

Öncelikle dışkaynak kullanımından ne beklendiği net olmalıdır. Çünkü sağlanacak faydalar, hep bu beklenti üzerine şekillenecektir. Kaynak yönetimi çok basit bir süreç değildir, stratejik bir yaklaşımla ele alınması, beklentinin sağlanması  açısından önemlidir. Kurumların toplam harcamaları içerisinde IT harcamaları, %53 ‘lük oranla, en büyük kalemi oluşturmaktadır. Bu rakam içerisinde dışkaynak kullanımı “outsourcing” da %31 lik bir pay oluşturmaktadır. Bu da neden stratejik yaklaşım sorusuna cevap olmakta.

İş odaklı kaynak stratejisi geliştiren organizasyonlar,  beklenen maliyet, performans ve iş sonuçlarına ulaşmakta daha başarılı olmaktadırlar. Rekabette en güçlü silah, teknolojik gelişmelere ve yeniliklere sahip olmaktır. Amaç verimliliği ve karlılığı artırmaktır. Bu yüzden teknolojinin iyi yönetilmesi şarttır.

Başarılı bir yönetim için krtik yetkinlik ve aktiviteler var. Kurumların hem bu  aktiviteleri uygulaması , hem de hızla değişen hizmet pazarını göz önünde bulundurması gerekir. İş hedeflerine odaklanmalı, sadece taktiksel sorunlarla boğıışmamalıdır. Buna parallel yetkinliklerin de artırılmasına çalışılmalıdır. Nedir bu aktiviteler, yetkinlikler :

• Strateji Yönetimi
• Risk Yönetimi
• Finans Yönetimi
• Talep Yönetimi
• Servis Yönetimi
• Program Yönetimi
• İlişki Yönetimi
• Kaynak Yönetimi
• Performans Yönetimi
• Kontrat Yönetimi

Görüldüğü gibi birbiri ile entegre yapılacak pek çok çalışma var. Bu çalışmaların yapıldığından emin olarak, alınan destek hizmetinin de değerlendirmesi (Health Check Assessment) yapılmalıdır. Sağlıklı bir dışkaynak kullanımı ve dış servis ilişkilerinde cevaplanması olması  gereken temel sorular  vardır. 

Bunlar :

• Odaklanma ve Vizyon
• Sözleşme ve İlişkiler
• Ücret ve hizmet seviyeleri
• Müşteri Memnuniyeti alanındadır.

Hizmet alan ve hizmet veren her iki taraf da , stratejik ve operasyonel hedefleri karşılayabiliyor mu, iş ve teknoloji değişikliklerine cevap verebiliyor mu ?,. Sözleşme , sözleşme yönetimi ve ilişkiler , her iki tarafın da ihtiyaçlarını karşılayabiliyor mu ?.İşin kapsamı, verilen hizmet ve fiyat, iş gereksinimlerini karşılıyor mu ve makul mu ? İş birimi kullanıcıları ve yöneticileri memnun mu, tatmin mi ? ,

Bütün bu  sorulara cevap verecek bir değerlendirme sistemi  kurulmalıdır. Değerlendirmenin temeli de , dışkaynak ilişkisinden ve dış hizmet sağlayıcıdan  (ESP) temelde ne beklendiğinin net anlaşılması olmalıdır.

Değerlendirmeler sonrası beklenti sağlanamamış görünüyor ise, sorunun neden kaynaklandığı incelenmelidir. Bu da genelde,

Zayıf veya yetersiz sözleşme tasarımından, yönetişimden,  organizasyondan , fiyatlandırma ve hizmet düzeylerindeki yanlış veya yetersiz modellemeden kaynaklanmaktadır .

Başta da belirttiğim gibi, dışkaynak kullanımının yönetimi, bu çalışma modelinden alınacak başarı oranını belirlemektedir. Bu sebeple stratejik bir yaklaşımla ele alınmalıdır. 

20 Şubat - 4 Mart 

ITPRO Dergisi Sayı:122